年會的策劃流程(全)!

          發表于:2023/1/4 10:00:46來源:瀏覽

           一、會前溝通階段

          1、年會對象:經銷商?客戶?員工?

          2、年會類型:如經銷商聯誼、答謝客戶、員工總結、公司總結、公司聯誼、年終獎勵、公司聚餐等。

          3、年會調性:正式嚴肅?娛樂狂歡?

          4、年會預算:大概預算多少?

          5、年會時間:大概定在什么時間舉行?

          6、年會形式:聯歡茶話會(工作報告+內部表演節目+晚宴),大型歌舞團拜會(行業展望+知名主持人明星+各公司代表節目+媒體宣傳),群英匯(集團各公司匯報展望+會議+晚宴),戶外拓展培訓會(專業培訓+拓展訓練+團隊積分比拼),演藝大比拼(小電影+服裝秀+歌神k歌+集體舞+宴會),旅游狂歡(周年紀念+答謝用戶+旅游+party+演出)等。

          7、場地聯系:最好選出3個合適的場地,然后從中選擇最合適的,其他兩個作為備選項。

          8、場地預定:時間確定后馬上預定場地,年底會議集中,場地緊俏。

           

          二、年會策劃階段

          1、組建團隊:確定年會工作小組,分工協作,需要從別部門調配人員的需要提前打招呼。

          2、方案擬定:年會方案經過撰寫,討論,審核,公司確認之后方可發布。

          3、外包團隊選擇:方案確定后,哪些事項需要外包的,需要提前選擇。比如宣傳片拍攝制作、場地舞臺搭建、舞蹈演出等。

          4、流程設計:設計年會流程,考慮時間、交通、氣候因素。

          一般年會流程有①、開場舞 ②、領導致辭 ③、頒獎 ④、員工代表講話 ⑤、節目演出 ⑥、晚宴 ⑦、互動小游戲 ⑧、謝幕等;如果要玩出科技感,抽獎環節可以選擇微信搖一搖抽獎,現場火爆,還可以設置微信搖一搖搶紅包環節,由公司、部門或領導分批發紅包,員工搖一搖搶紅包。

          5、設計年會亮點:增加年會科技感,通過年會微主頁、3D簽到墻、搖一搖抽獎等調動現場氛圍;如果有條件,年會現場進行視頻直播,讓客戶及員工家長能夠看到企業年會。

          6、人員分工(表格):分工要明確、具體,各任務項表述清楚,有時間節點。

          7、物料需求(表格):要明確列出所有需要的物料,通常包含獎品禮品類、年會資料類、現場包裝類等。

           

          三、年會籌備階段

          1、預算申請:盡早申請,走審批、撥款流程。

          2、嘉賓邀約:確認嘉賓是否演講。如有需要,可制作H5邀請函。

          3、員工通知:如果企業員工較多,確認是否分批舉辦,明確員工在何時參加。

          大公司可選擇制作年會微主頁,年會流程通知、節目預告、現場抽獎游戲、視頻直播、在線投票等板塊都可以在年會微主頁展現。

          4、優秀員工評選:一般公司年底都有優秀員工評選(現在比較流行在線投票)。需要和牽頭評選優秀員工的部門對接好,提前拿到優秀員工的名單。便于拍攝花絮,或者聯系員工家長,讓家長微信傳來祝賀員工得獎的小視頻等。(亮點和淚點)

          5、年會文件:視頻類(企業宣傳片、精彩花絮、優秀員工感言等);音頻類(主題音樂、舞蹈、歌曲配樂等);PPT類(領導講話稿、員工發言稿等);圖片類(年會主題圖片、頒獎、抽獎背景圖片等);文檔類(主持詞等)。

          6、物料制作、采購:按照物料清單,采購、制作。如會場歡迎牌、指示牌、桌牌、易拉寶、簽到墻、主背景以及年會所需道具、獎品等。

          7、節目征集、編排:面向公司征集節目,安排審核、彩排時間。

          8、現場彩排:一定要預留彩排時間,如有節目,最好安排一次帶妝彩排。

           

          四、現場布置階段

          1、布置時間:至少提前一天布置場地。

          2、設備布置:會議所需網絡、電腦、音響等;桌椅擺放,茶水、禮品到位。

          3、會場指引:會場歡迎牌、指示牌、易拉寶等。

          4、主舞臺搭建:協調酒店方或廣告公司完成現場主舞臺及簽到墻搭建。

           

          五、現場實施階段

          1、接待服務:嘉賓接待服務,需要禮儀的話提前聘請或面向公司員工征集志愿者。

          2、暖場:通過3D簽到墻,主持人互動等調動現場氛圍。

          3、現場服務:茶水、點心(督促酒店方完成),禮儀引導服務等。

          4、PPT控制:控制嘉賓演講時間,PPT上加上演講倒計時,或者制作時間提示牌。

          5、演講次序:嘉賓出場次序在會前應該確認好。

          6、音頻、視頻播放:提前收集音樂、視頻,編號次序,現場配合播放。

          7、餐飲安排:坐席安排,餐飲安排(控制好上菜時間)。如有領導、嘉賓,最好安排幾個人負責開車(不能喝酒)或者提前預定代駕服務。

          8、直播、攝像:會前列好拍照需求,安排專人負責。

           

          六、會后總結階段

          1、年會總結報告:總結得失,為明年年會做準備(對內,僅供自己參考)。

          2、節目評獎:評選優秀節目,給予獎勵。也可通過現場大屏幕現場抽獎、現場頒獎。

          3、宣傳文章:撰寫宣傳文章,進行宣傳推廣(對客戶)。

          4、照片整理:整理現場照片,發給公司相關人員,或做成相冊。

          5、視頻剪輯:現場年會視頻剪輯、儲存,或做成光盤、U盤等。

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